Dans le hall lumineux d’un hôtel aux hautes fenêtres drapées, une femme en tailleur bleu marine et un homme en veste bleu pétrole, une pochette en cuir à la main, longent un grand aquarium d’eau de mer encastré dans un mur de travertin ; il montre les coraux pendant qu’ils parlent.

Devis · Plans de suivi · factures mensuelles

Chiffrez le travail. Gardez le contrat.

Un nouvel éclairage au-dessus d’un aquarium de hall, un réaménagement, une saison d’entretien pour un mur végétal, le contrat mensuel derrière tout cela : chaque prestation est chiffrée une seule fois, ligne par ligne. La directrice générale accepte depuis l’e-mail, l’éventuel acompte arrive avant que la première rampe ne soit déposée, et les mêmes lignes deviennent la facture une fois le travail fait — ou la facture mensuelle, aussi longtemps que court le contrat.

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Du premier prix au paiement

Un seul devis, accepté, réalisé et payé sur la même intervention.

L’éclairage de l’aquarium du hall de The Corvane doit être remplacé, et Ines veut réaménager les roches pendant que l’aquarium est ouvert. June chiffre le tout dans un seul devis adressé à Elena Ruiz-Hart, la directrice générale de l’hôtel. Suivez-le : chaque ligne est chiffrée une seule fois puis reprise telle quelle, et rien ne parvient à l’hôtel avant votre envoi.

L’aquarium derrière l’intervention : LR-01 sur sa fiche système

  1. Chiffrer le travailDeux rampes LED fournies et posées, une journée de réaménagement avec remise en place des coraux, une visite de stabilisation ensuite : trois lignes sur LR-01, chacune avec son prix. Le travail que vous préférez facturer à l’heure s’ajoute en heures.
  2. Envoyer le devisUn seul e-mail porte les lignes à Elena, avec un acompte si vous en demandez un. Qu’elle accepte d’abord ou non, c’est à vous de voir : sur un petit travail pour un aquarium que votre équipe entretient déjà, passez cette étape et l’intervention file directement au Calendrier des visites.
  3. La directrice générale accepteElena lit le devis à son bureau ou sur son téléphone et l’accepte, ou le refuse en donnant une raison. L’intervention garde la date d’ouverture et sa décision.
  4. Un acompte, si vous le souhaitezL’acompte est lui aussi facultatif, décidé pour chaque intervention : un montant fixe ou une part du total. Si vous en demandez un, l’intervention patiente en Attente d’acompte et ne bascule en Planifiée qu’une fois l’acompte réglé.
  5. Commencer le travailLundi, 6 h, l’éclairage éteint et les poissons, coraux et invertébrés au calme : Theo appuie sur Démarrer. Elena est prévenue par e-mail que le travail a commencé sur l’aquarium du hall.
  6. Le marquer terminéNouvelles rampes allumées, roches réaménagées, coraux replacés, eau changée et relevés consignés : appuyez sur Terminer. Un e-mail apprend à Elena que l’aquarium est prêt, et la facture apparaît, toutes ses lignes déjà en place.
  7. La facture, à partir des mêmes lignesToutes les lignes sont reportées, moins l’acompte qu’Elena a versé au départ. Le total est prêt à vérifier ; un clic l’envoie.
  8. Payée en totalitéElena règle le solde par carte en ligne. Le paiement est enregistré sur la facture, et un e-mail confirme sa réception.

InterventionÉclairage et réaménagement de LR-01The Corvane · aquarium d’eau de mer du hall En attente d’acceptationAttente d’acomptePlanifiéeEn coursTerminéePayée

DétailsDevisPaiementsFactureHistorique

  • Éclairage LED : deux rampes fournies et posées, LR-01$2,480
  • Réaménagement des roches et replacement des coraux, LR-01 (une journée, deux aquaristes)$1,350
  • Visite de stabilisation après le réaménagement : changement d’eau et relevés$290
  • Acompte · 30 %$1,236À réglerRéglé
  • Solde$2,884À réglerRéglé
  • Sous-total$4,120
  • Acompte réglé−$1,236
  • Solde à régler$2,884
Sous-total
$4,120
Acompte (30 %)
$1,236
Solde après acompte
$2,884

Facture · issue de cette interventionVérifier et envoyerFacture · envoyéeRéglé

Illustration · client fictif · données d’exemple · chaque montant suit le marché choisi dans l’en-tête

Quand le solde est réglé

Des remerciements signés de votre nom, avec la facture payée en PDF.

Quand l’hôtel règle le solde, votre entreprise le remercie avec un PDF de la facture tamponnée payée : l’exemplaire que le service comptable de The Corvane classe au dossier de l’aquarium du hall. Ouvrez la pièce jointe, comme le ferait ce service.

De :
Votre entreprise
À :
Elena Ruiz-Hart · The Corvane
Objet :
Votre entreprise : paiement reçu

Votre entreprise

Payée

Bonjour Elena,

Merci : votre règlement pour le nouvel éclairage et le réaménagement de l’aquarium du hall est arrivé, et la facture est désormais entièrement soldée.

Date du paiement
jeudi
Moyen de paiement
Carte en ligne
Montant réglé
$2,884
Reste à payer
$0

Une question sur ce règlement ? Répondez ici, notre équipe vous aidera.

Facture · INV-1184Éclairage et réaménagement de LR-01

Facturé àCorvane HotelsÉmise lelundi

The Corvane · aquarium d’eau de mer du hall

  • Éclairage LED : deux rampes fournies et posées, LR-01$2,480
  • Réaménagement des roches et replacement des coraux, LR-01 (une journée, deux aquaristes)$1,350
  • Visite de stabilisation après le réaménagement : changement d’eau et relevés$290
  • Total$4,120
  • Acompte réglé · carte en ligne · mercredi−$1,236
  • Solde réglé · carte en ligne · jeudi−$2,884
  • Solde à régler$0
Payée

Exemple d’e-mail de remerciement avec la facture payée qu’il contient · client fictif · chaque montant dans la devise du marché de l’en-tête

Compte rendu d’intervention · facultatif, envoyé par vous

L’aquarium avant, l’aquarium après, et chaque étape entre les deux.

Appuyez sur Terminer et le compte rendu d’intervention vous attend déjà : chaque étape consignée par votre aquariste avec son heure, les photos d’avant et d’après, les rampes posées, les heures sur place et un mot de l’aquariste. Il reste sur la fiche de LR-01 et ne parvient à l’hôtel que s’il le demande, ou si vous voulez montrer le travail. Rien ne l’envoie automatiquement, et la facture part sans lui.

  • Rédigé à partir de ce que votre aquariste consigne devant l’aquarium, jamais reconstitué après coup
  • Ne part que lorsque vous le décidez : le client l’a demandé, ou vous aimeriez qu’il voie le travail
  • Conservé dans tous les cas sur la fiche du système, à côté de ses visites, relevés et incidents

Ici, le compte rendu d’une intervention ; l’entretien du mois entre dans le Rapport de suivi

Compte rendu d’interventionÉclairage et réaménagement de LR-01The Corvane · LR-01 · lundi · T. BanksPrêt · non envoyéEnvoyé au client · 16 h 05

Un large aquarium d’eau de mer encastré dans un mur de marbre sombre veiné, avant le travail : de petits empilements de roche grise, quelques petits coraux, une poignée de poissons et une lumière faible, jaune verdâtre, dans l’eau.
Le même aquarium encadré de marbre après le travail : la roche reconstruite en arche ouverte à gauche et en îlot à droite, couverte de coraux roses, verts, violets et crème, sous une lumière blanc bleuté nette, avec des poissons-clowns et des chirurgiens qui nagent entre les deux.
AvantAprès
  1. Éclairage éteint, poissons, coraux et invertébrés au calme
  2. Anciennes rampes déposées
  3. Nouvelles rampes LED posées sur leurs bras
  4. Roches réaménagées
  5. Coraux remis en place
  6. Changement d’eau et relevés consignés
  7. Travail terminé, photographié après
Posé
Deux rampes LED · bras de fixation
Temps sur place
9 h 40 min

Mot de l’aquariste Nouveau cycle d’éclairage dès ce soir ; coraux bien installés. Je les revois à la visite de mardi.

Facultatif · à la demande ou quand vous le décidezGarder au dossierEnvoyer au client

Illustration · client fictif · données d’exemple

Plans de suivi et aquariums en location

Un contrat facturé au mois. Un aquarium loué au mois.

L’essentiel de ce que fait votre entreprise n’est pas une intervention ponctuelle. Un client dont vous entretenez les systèmes a un Plan de suivi, son contrat d’entretien, facturé chaque mois. Et beaucoup de sociétés louent l’aquarium lui-même : la cuve, ses équipements et les visites, dans un contrat facturé chaque mois tant qu’il court. Dans les deux cas, c’est la même facture récurrente, paramétrée une seule fois.

  • La facture du plan liste chaque système couvert, avec son rythme de visite, et part le même jour ouvré chaque mois
  • La facture d’un aquarium en location reprend le contrat : ce que couvre la redevance, et à quel mois de la durée on en est
  • Modifiez un plan, ajoutez un système ou mettez fin à un contrat, et la facture suivante en tient compte

Comment le Calendrier des visites répète chaque visite couverte par le plan

L’accueil lumineux et calme d’un cabinet dentaire en chêne clair et blanc : un comptoir d’accueil arrondi, deux fauteuils rembourrés et, sur un meuble blanc près de la fenêtre dépolie, un aquarium d’eau douce planté avec bois flotté, plantes vertes et petit banc de minuscules poissons.

Plan de suivi · facture mensuelleThe Corvane · Corvane HotelsSe répète chaque mois

  • LR-01 · aquarium d’eau de mer du hallVisites d’entretien hebdomadaires$980
  • FW-02 · aquarium planté du bar loungeVisites toutes les deux semaines$260
  • LW-01 · mur végétal du hallContrôles du circuit d’eau et des zones toutes les deux semaines$380
  • KP-01 · bassin à koïs de la courVisite d’entretien mensuelle$220

Ce mois-ci$1,840

BrouillonÉmise · premier jour ouvré du mois

Aquarium en location · facture mensuelleFerrow Dental Studio · accueilContrat de 12 mois

FD-01Aquarium d’eau douce planté, 75 gal, fourni et installé par votre entreprise

Couvre l’aquarium, ses équipements et les visites d’entretien toutes les deux semaines

Mois 5 sur 12

Ce mois-ci$340

BrouillonÉmise · premier jour ouvré du mois

Illustration · clients fictifs · données d’exemple · le rythme, la durée et la redevance sont à vous de les fixer

Paiements

Par carte en ligne, ou selon les usages de paiement des entreprises du pays de votre client.

Vos réglages listent les moyens de paiement de votre pays : cochez ceux que vous ouvrez à vos clients. Vos coordonnées bancaires accompagnent chaque e-mail de facture, pour que le service comptable d’un hôtel ou l’assistante d’un cabinet sache exactement comment vous payer.

Moyens de paiementUS

Paiement par carte en ligne · au lancement

Moyens pour ce pays

  • Zelle
  • Venmo
  • Cash App
  • PayPal
  • ACH
  • Virement international
  • Espèces
  • Chèque
  • Apple Pay
  • Google Pay
  • Square

Les moyens affichés suivent le marché de l’en-tête ; au lancement, c’est le pays de votre propre entreprise qui les détermine.

Historique

Chaque étape de l’intervention, avec son auteur et son heure.

Chaque étape est datée et attribuée, que ce soit à vous, au client ou au système. Si le service comptable de l’hôtel veut savoir qui a accepté l’éclairage et quand l’argent est arrivé, tout est dans l’onglet Historique.

HistoriqueÉclairage et réaménagement de LR-01

  1. VousDevis envoyé
  2. ClientDevis ouvert
  3. ClientDevis accepté
  4. SystèmeAcompte demandé
  5. ClientAcompte réglé
  6. VousTravail commencé · e-mail au client
  7. VousTravail terminé · e-mail au client
  8. ClientSolde réglé · payée en totalité
  9. SystèmeConfirmation de paiement envoyée

Illustration · client fictif · données d’exemple

Sur le même registre

L’entretien derrière chaque ligne que vous facturez.

Les questions des sociétés d’entretien

Devis, contrats et paiements

Que couvre en général un contrat d’entretien d’aquarium ?

En général, les visites d’entretien régulières de chaque système, à un rythme fixé (chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois), le travail courant de chaque visite et la façon dont le client en est informé. Dans Frescalo, ce contrat est le Plan de suivi du client : chaque système couvert avec son rythme de visite, facturé chaque mois, avec un Rapport de suivi selon le calendrier que vous fixez.

Puis-je facturer chaque mois un aquarium en location ?

Oui. Un aquarium en location est un contrat récurrent : Frescalo est conçu pour le facturer chaque mois pendant toute sa durée, avec ce que couvre la redevance sur chaque facture. L’aquarium et ses équipements figurent au registre du client comme n’importe quel autre système.

Le client doit-il accepter chaque devis ?

Non. Qu’une intervention demande une acceptation ou non, c’est à vous de voir à chaque fois. Pour un petit travail sur un aquarium que votre équipe entretient déjà, sautez cette étape : l’intervention file directement au Calendrier des visites.

Un acompte est-il obligatoire ?

Non. Vous choisissez intervention par intervention d’en demander un ou non, sous forme de montant fixe ou de part du total. Sans acompte, une intervention acceptée passe directement à Planifiée.

Les e-mails envoyés à mes clients portent-ils le nom de Frescalo ?

Non. Devis, factures, e-mails de remerciement et comptes rendus d’intervention portent tous le nom de votre entreprise et partent de son adresse.

Le compte rendu d’intervention est-il envoyé tout seul au client ?

Non. Chaque intervention terminée en garde un sur sa fiche ; il ne part que si le client le réclame ou si vous décidez de l’envoyer, et la facture part sans l’attendre.

Frescalo garde la trace de ce que votre équipe a vérifié, mesuré, remplacé et signalé à chaque visite, au regard des plages que vous fixez. Les systèmes vivants comportent un risque biologique inhérent ; Frescalo documente le soin, sans garantir les résultats.

Accès fondateur

Chiffrez le travail une fois. Facturez le contrat chaque mois.

Demandez l’accès anticipé et soyez informés en premier quand Frescalo ouvrira aux sociétés qui entretiennent aquariums et murs végétaux.

Lancement avec 14 jours d’essai gratuit. Sans carte bancaire.

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Contrats d’entretien d’aquarium et factures | Frescalo