En el luminoso lobby de un hotel con ventanales y cortinas, una mujer de traje azul marino y un hombre de saco verde petróleo oscuro, con una carpeta de piel en la mano, caminan junto a un largo acuario marino empotrado en un muro de travertino; él señala los corales mientras conversan.

Propuestas · Planes de seguimiento · facturas mensuales

Propón el trabajo. Conserva el contrato.

Iluminación nueva para el acuario de un lobby, un rediseño, una temporada de cuidado de un jardín vertical, el contrato mensual que lo respalda todo: cada cosa se cotiza una sola vez, en partidas. La gerente general aprueba desde el correo, el anticipo, si lo hay, llega antes de bajar la primera lámpara, y las mismas partidas se vuelven la factura al terminar el trabajo, o la factura mensual mientras dure el contrato.

Muy prontoLista de espera abierta

Solicita acceso anticipado
Sigue una propuesta hasta el pago

Del primer precio al pago

Una sola propuesta, aprobada, ejecutada y pagada en el mismo trabajo.

Las luces del acuario del lobby de The Corvane ya toca cambiarlas, e Ines quiere rediseñar la roca aprovechando que el acuario estará abierto. June lo cotiza en una sola propuesta para Elena Ruiz-Hart, la gerente general del hotel. Síguela: cada partida se cotiza una vez y pasa intacta al paso siguiente, y el hotel no recibe nada mientras tú no lo mandes.

El acuario detrás del trabajo: LR-01 en su registro de sistema

  1. Cotiza el trabajoDos luminarias LED suministradas e instaladas, un día de rediseño con los corales recolocados y una visita de estabilización después: tres partidas en LR-01, cada una con su precio. El trabajo que prefieras cobrar por hora entra como horas.
  2. Envía la propuestaUn solo correo lleva las partidas a Elena, con un anticipo si lo pediste. Tú decides si pides aprobación: si es un trabajo menor en un acuario que ya mantienes, no la pidas y el trabajo queda agendado de inmediato en el Calendario de visitas.
  3. La gerente general apruebaElena lee la propuesta en su escritorio o en el celular y la aprueba, o la rechaza indicando el motivo. El trabajo guarda cuándo la abrió y qué decidió.
  4. Un anticipo, si lo quieresEl anticipo también es opcional y lo decides en cada trabajo: una cantidad fija o una parte del total. Cuando lo solicitas, el trabajo queda en Esperando anticipo; una vez pagado, avanza a Programado.
  5. Empieza el trabajoLunes, 6:00, luces apagadas y los peces, corales e invertebrados tranquilos: Theo presiona Iniciar trabajo. A Elena le llega un correo: el trabajo en el acuario del lobby ya comenzó.
  6. Márcalo como terminadoLuminarias nuevas encendidas, roca rediseñada, corales colocados, agua cambiada y lecturas registradas: presiona Completar. Un correo le dice a Elena que el trabajo está hecho, y la factura aparece con cada partida ya cargada.
  7. La factura, con las mismas partidasLas tres partidas pasan tal cual, menos el anticipo ya pagado. Comprueba el total y mándala de un solo clic.
  8. Pagada por completoElena paga el saldo con tarjeta en línea. Queda registrado en la factura, y un correo confirma que el pago llegó.

TrabajoIluminación y rediseño de LR-01The Corvane · acuario marino del lobby Aprobación pendienteEsperando anticipoProgramadoEn cursoCompletadoPagado

DetallesPropuestaPagosFacturaHistorial

  • Iluminación LED: dos luminarias suministradas e instaladas, LR-01$2,480
  • Rediseño de la roca y colocación de corales, LR-01 (un día, dos acuaristas)$1,350
  • Visita de estabilización después del rediseño: cambio de agua y lecturas$290
  • Anticipo · 30%$1,236PendientePagado
  • Saldo$2,884PendientePagado
  • Subtotal$4,120
  • Anticipo pagado−$1,236
  • Saldo pendiente$2,884
Subtotal
$4,120
Anticipo (30%)
$1,236
Saldo después del anticipo
$2,884

Factura · de este trabajoRevisar y enviarFactura · enviadaPagado

Ilustración · cliente ficticio · datos de ejemplo · importes en la moneda del mercado elegido arriba

Cuando llega el saldo

Tu empresa agradece el pago y envía, en PDF, la factura ya pagada.

En cuanto el hotel liquida el saldo, tu empresa le agradece el pago y le adjunta la factura en PDF con el sello de pagada: la copia que finanzas de The Corvane guarda en el expediente del acuario del lobby. Abre el adjunto como lo harían ellos.

De:
Tu empresa
Para:
Elena Ruiz-Hart · The Corvane
Asunto:
Tu empresa: pago recibido

Tu empresa

Pagada

Hola, Elena:

Gracias: recibimos su pago por la nueva iluminación y el rediseño del acuario del lobby, y la factura queda saldada.

Fecha de pago
jueves
Forma de pago
Tarjeta en línea
Monto pagado
$2,884
Saldo pendiente
$0

Si tiene dudas sobre este pago, basta con contestar este correo.

Factura · INV-1184Iluminación y rediseño de LR-01

Facturar aCorvane HotelsEmitidalunes

The Corvane · acuario marino del lobby

  • Iluminación LED: dos luminarias suministradas e instaladas, LR-01$2,480
  • Rediseño de la roca y colocación de corales, LR-01 (un día, dos acuaristas)$1,350
  • Visita de estabilización después del rediseño: cambio de agua y lecturas$290
  • Total$4,120
  • Anticipo pagado · tarjeta en línea · miércoles−$1,236
  • Saldo pagado · tarjeta en línea · jueves−$2,884
  • Saldo pendiente$0
Pagada

Correo de agradecimiento y factura pagada de ejemplo · cliente ficticio · la moneda sigue el mercado del encabezado

Registro de trabajo · opcional, se envía si tú quieres

El acuario antes, el acuario después y cada paso entre los dos.

Al presionar Completar, el Registro de trabajo queda preparado: cada paso que tu acuarista registró con su hora, las fotos del antes y el después, las luminarias instaladas, las horas en el lugar y una línea del acuarista. Se queda en el registro de LR-01 y llega al hotel solo si lo pide, o si decides que el trabajo merece mostrarse. Nunca se envía solo, y la factura nunca lo espera.

  • Escrito con lo que tu acuarista registra frente al acuario, nunca armado después
  • Sale solo cuando tú lo dices: el cliente lo pidió o quieres que vea el trabajo
  • Queda en el registro del sistema de todos modos, junto a sus visitas, lecturas e incidentes

Aquí, el registro de un trabajo; el cuidado del mes va al Informe de seguimiento

Registro de trabajoIluminación y rediseño de LR-01The Corvane · LR-01 · lunes · T. BanksListo · sin enviarEnviado al cliente · 16:05

Un amplio acuario marino empotrado en una pared de mármol oscuro veteado, antes del trabajo: montones bajos y simples de roca gris con algunos corales pequeños, unos pocos peces y una luz tenue amarillo verdosa en el agua.
El mismo acuario enmarcado en mármol después del trabajo: la roca reconstruida en un arco abierto a la izquierda y una isla a la derecha, cubiertas de corales rosados, verdes, morados y crema, bajo una luz nítida blanca azulada, con peces payaso y cirujanos nadando entre ellas.
AntesDespués
  1. Luces apagadas, peces, corales e invertebrados tranquilos
  2. Luminarias viejas retiradas
  3. Luminarias LED nuevas montadas en sus brazos
  4. Roca rediseñada
  5. Corales recolocados
  6. Cambio de agua y lecturas registradas
  7. Trabajo terminado, fotografiado después
Instalado
Dos luminarias LED · brazos de montaje
Tiempo en el lugar
9 h 40 min

Nota del acuarista Luces con el nuevo ciclo desde esta noche; corales tranquilos. Los vuelvo a revisar en la visita del martes.

Opcional · a pedido o cuando tú decidesGuardar en el registroEnviar al cliente

Ilustración · cliente ficticio · datos de ejemplo

Planes de seguimiento y acuarios en renta

Un contrato facturado cada mes. Un acuario rentado cada mes.

La mayor parte de lo que hace tu empresa no es un trabajo puntual. Un cliente cuyos sistemas atiendes tiene un Plan de seguimiento, su contrato de mantenimiento, que se factura cada mes. Y muchas empresas rentan el propio acuario: el acuario, sus equipos y las visitas, con un contrato que se factura mensualmente mientras dure. Ambos son la misma factura recurrente, configurada una sola vez.

  • La factura del plan detalla cada sistema que cubre, con su ritmo de visitas, y sale el mismo día hábil de cada mes
  • La factura de un acuario en renta lleva el contrato consigo: qué cubre la cuota y qué mes del plazo es
  • Cambia un plan, agrega un sistema o termina un contrato, y la siguiente factura lo refleja

Cómo el Calendario de visitas repite cada visita que cubre el plan

La recepción luminosa y tranquila de un consultorio dental en roble claro y blanco: un mostrador curvo, dos sillones tapizados y, sobre un mueble blanco junto a la ventana esmerilada, un acuario de agua dulce plantado con troncos, plantas verdes y un pequeño cardumen de peces diminutos.

Plan de seguimiento · factura mensualThe Corvane · Corvane HotelsSe repite cada mes

  • LR-01 · acuario marino del lobbyVisitas de mantenimiento semanales$980
  • FW-02 · acuario plantado del barVisitas quincenales$260
  • LW-01 · jardín vertical del lobbyRevisiones quincenales del sistema de agua y de las zonas$380
  • KP-01 · estanque de kois del patioVisita de mantenimiento mensual$220

Este mes$1,840

BorradorEmitida · primer día hábil del mes

Acuario en renta · factura mensualFerrow Dental Studio · recepciónContrato de 12 meses

FD-01Acuario de agua dulce plantado, 75 gal, suministrado e instalado por tu empresa

Cubre el acuario, sus equipos y las visitas de mantenimiento quincenales

Mes 5 de 12

Este mes$340

BorradorEmitida · primer día hábil del mes

Ilustración · clientes ficticios · datos de ejemplo · el ritmo, el plazo y la cuota los fijas tú

Pagos

Tarjeta en línea, o como pagan las empresas en el país de tu cliente.

En la configuración eliges qué formas de pago de tu país ofreces a tus clientes. Tus datos bancarios viajan en cada correo de factura, así el área de finanzas de un hotel o la administración de una clínica sabe exactamente cómo pagarte.

Formas de pagoUS

Tarjeta en línea · desde que Frescalo abra

Formas de pago de este país

  • Zelle
  • Venmo
  • Cash App
  • PayPal
  • ACH
  • Transferencia electrónica
  • Efectivo
  • Cheque
  • Apple Pay
  • Google Pay
  • Square

Las formas de pago que ves siguen el mercado del encabezado; en el lanzamiento, las define el país de tu empresa.

Historial

Cada paso del trabajo, con un nombre y una hora.

Cada paso queda con su hora y con quién lo hizo, ya seas tú, el cliente o el propio sistema. Si el área de finanzas del hotel quiere saber quién aprobó la iluminación y en qué momento se recibió el pago, lo encuentra todo en el Historial.

HistorialIluminación y rediseño de LR-01

  1. TúPropuesta enviada
  2. ClientePropuesta abierta
  3. ClientePropuesta aprobada
  4. SistemaAnticipo solicitado
  5. ClienteAnticipo pagado
  6. TúTrabajo iniciado · cliente notificado
  7. TúTrabajo terminado · cliente notificado
  8. ClienteSaldo pagado · pagada por completo
  9. SistemaConfirmación de pago enviada

Ilustración · cliente ficticio · datos de ejemplo

En el mismo registro

El cuidado detrás de cada partida que facturas.

Lo que preguntan las empresas de mantenimiento

Sobre propuestas, contratos y cobros

¿Qué suele cubrir un contrato de mantenimiento de acuarios?

Por lo general, las visitas de mantenimiento periódicas de cada sistema, con un ritmo fijo (semanal, quincenal o mensual), el trabajo de rutina en cada visita y cómo se entera el cliente. En Frescalo ese contrato es el Plan de seguimiento del cliente: cada sistema que cubre con su ritmo de visitas, facturado cada mes, con un Informe de seguimiento con la frecuencia que tú fijas.

¿Puedo facturar cada mes un acuario en renta?

Sí. Un acuario en renta es un contrato recurrente: Frescalo está pensado para facturarlo cada mes mientras dure el plazo, con lo que cubre la cuota en cada factura. El acuario y sus equipos quedan en el registro del cliente como cualquier otro sistema.

¿El cliente tiene que aprobar cada propuesta?

No. En cada trabajo decides si pides aprobación. Si es un trabajo menor en un acuario que ya mantienes, envíalo sin ella y pasa directo al Calendario de visitas.

¿Es obligatorio el anticipo?

No. Tú decides en cada trabajo si lo pides y, si lo pides, si es una cantidad fija o una parte del total. Si no hay anticipo, el trabajo aprobado se programa enseguida.

¿Mis clientes ven el nombre de Frescalo en los correos?

No. Las propuestas, las facturas, los correos de agradecimiento y los Registros de trabajo llevan el nombre de tu empresa y salen desde su dirección de correo.

¿El Registro de trabajo le llega al cliente de forma automática?

No. Cada trabajo terminado guarda uno en su registro, y solo se envía cuando el cliente lo pide o cuando tú decides enviarlo. La factura nunca lo espera.

Frescalo guarda el registro de lo que tu equipo revisó, midió, cambió e informó en cada visita, frente a los rangos que tú fijas. Los sistemas vivos conllevan un riesgo biológico inherente; Frescalo documenta el cuidado, no garantiza resultados.

Acceso fundador

Cotiza el trabajo una vez. Factura el contrato cada mes.

Solicita acceso anticipado y entérate primero cuando Frescalo abra para las empresas que cuidan acuarios y jardines verticales.

Lanzamiento con 14 días de prueba gratis. Sin tarjeta.

Muy prontoLista de espera abierta

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Contratos de mantenimiento de acuarios | Frescalo